Gestionar las interrupciones de forma eficiente es el deseo de muchas personas que cada día ven como se convierte, para ellas, en algo de lo más complicado. Tanto en el trabajo como fuera de él, suelen convertirse en una de las principales quejas de aquellos que se sienten que el tiempo se les escapa de las manos sin poder hacer nada por evitarlo.
Su mayor objetivo suele ser poder eliminarlas. Y que, durante horas, nada ni nadie perturbe su concentración.
Sin embargo, es bastante difícil e improbable que esto ocurra. Somos seres de relación. Por lo que, tanto dentro como fuera del trabajo, las interrupciones son algo con lo que tenemos que aprender a lidiar.
Pero que tengamos que aceptarlas no quiere decir que no podamos hacer nada para gestionarlas. De hecho, es bastante importante que nos esforcemos en conseguirlo. Ya que, cada vez que te interrumpen, no solo te apartan de la tarea durante el tiempo que dura la interrupción sino que están rompiendo tu estado mental de concentración y compromiso con aquello que haces.
El ciclo de trabajo se rompe y la productividad baja.
De qué forma podemos gestionar las interrupciones
Cuando se desea gestionar eficazmente las interrupciones, lo primero (y más importante) es que puedas identificar de dónde viene eso que nos distrae de lo que estamos haciendo. El motivo o por qué nos interrumpen. Y qué haces tú cada vez que esto ocurre.
Te explico.
Las interrupciones pueden venir de dentro de nosotros. Es decir, pensamientos, emociones, comportamientos que nos hacen perder el tiempo. Pero también de fuera, provocadas por nuestro entorno. Por ejemplo, a través de llamadas de teléfono, correos electrónicos, compañeros o jefes con preguntas o necesidades, clientes o familiares que reclaman nuestra atención. Seguro que te enfrentas a ambos tipos cada día.
Y, dependiendo de qué o quién sea el que te roba tu tiempo, podrás usar una u otra estrategia para gestionarlo.
#1 – Interrupciones internas
Las interrupciones internas tienes que aprender a gestionarlas utilizando estrategias de autoconocimiento, parada de pensamiento, gestión de las preocupaciones o regulación emocional.
#2 – Interrupciones externas
Por el contrario, si hablamos de interrupciones externas, intenta separar entre las provocadas por el teléfono o mail, de las provocadas por las personas.
Para las primeras, una buena estrategia puede ser silenciar las notificaciones durante los periodos en los que necesites tener una mayor concentración, cerrar el correo electrónico o ponerte un horario establecido para mirarlo.
Si, por el contrario, hablamos de interrupciones provocadas por las personas, tienes que mirar algunos detalles.
2.1 . ¿Quiénes son aquellos que más te interrumpen y cuánto tiempo te quitan?
No es lo mismo que te interrumpan tus hijos cuando estás en casa o en el trabajo, a que lo hagan tus compañeros o siempre el mismo compañero. ¿No crees?
Tampoco es igual si te interrumpen una o dos veces al día y pierdes pocos minutos. A que llegues a la conclusión de que pierdes mas de una o dos horas en atender a los demás, en detrimento de tu propio trabajo.
2.2 . ¿Qué haces cuando vienen a pedirte o preguntarte algo?
La respuesta a esta segunda pregunta te ayudará a saber «qué» es lo que tienes que hacer para mejorar este aspecto. Y así lograr gestionar las interrupciones mucho mejor.
Aprender a decir no, cerrar la puerta del despacho o la habitación durante un periodo de tiempo, preguntar si es urgente realmente lo que te quieren decir o si podría esperar un rato… Estas son algunas de las estrategias que pueden ayudarte a gestionar las interrupciones externas.
Pero hay una estrategia que, a mi modo de ver, podría resultarte de bastante utilidad, tanto en tu vida personal como laboral. Sigue leyendo y te cuento a continuación en qué consiste
Técnica de la tarjeta roja
Para gestionar las interrupciones con esta técnica de la «tarjeta roja», necesitas tener una tarjeta, banderita o pañuelo rojo que puedas poner sobre la superficie en la que trabajes o en la puerta de tu despacho o habitación. Y que levantarás durante un determinado periodo de tiempo en el que necesites tener la máxima concentración.
Además, es imprescindible que realices una primera labor educativa a aquellas personas que has detectado como tus principales “ladrones del tiempo” (hijos, compañeros o incluso jefes). Explícales que cuando tengas la tarjera roja levantada o puesta sobre la mesa, no podrán molestarte. Por lo que tendrán que esperar a que desaparezca para preguntarte o contarte eso por lo que querían hablar contigo. Tranquiliza su impaciencia asegurándoles que después de ese periodo estarás disponible.
Por supuesto, tú comprométete también con la técnica. Si, a pesar de tener la tarjeta, van a ti, recuérdales que tienes la tarjeta levantada y pídeles que vuelvan más tarde. ¡Ojo con la culpabilidad! Si a la primera de cambio te saltas tus propias normas, difícilmente el resto las respetará.
Al levantar o colocar la tarjeta roja, estás abriendo un periodo de máxima concentración en el que no debes ser molestado. Este periodo pretende ser el periodo más productivo del día. Un momento en el que puedes dedicarte a resolver todos esos asuntos urgentes e importantes que no pueden esperar.
Te recuerdo algunas cosas que te serán muy útiles para mejorar esta técnica:
- Intenta estar menos de dos horas seguidas al día con la tarjeta puesta. Si estás más tiempo dará la impresión de que nunca estás disponible y la gente te interrumpirá igualmente.
- Conviértelo en rutina. Utiliza la tarjeta roja a diario y, si puede ser a la misma hora, mejor.
- Anima a los demás a compartir la experiencia. Por un lado, conseguirás fomentar un clima de concentración máxima en determinados momentos del día. Por otro, se sentirán igual de comprometidos que tú con el éxito en la implantación de esta técnica. Y, además, se convertirán en cómplices tuyos.
Por ejemplo, imagina que son tus hijos los que lo aprenden. Tu ejemplo les ayudará a crearse sus espacios de concentración, mejorar su rendimiento y gestionar mejor el tiempo del que disponen.
Antes de despedirme, te animo a que practiques esta sencilla herramienta. Y que te animes a contactar conmigo y me cuentes cuáles han sido tus resultados.
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